工作职责
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办公室职责及岗位设置
作者:管理员 更新时间:2016/10/08 11:41:38

一、基本职能

学校办公室(党委办公室、校长办公室)是学校党委和行政综合性协调办事机构,基本职能是为党政领导工作服务,综合处理党政机关事务,具体体现在服务领导、参谋咨询,辅佐决策、检查督办、沟通协调、管理事务等方面。

二、主要职责

围绕学校的中心工作,坚持为领导办公服务,为处室系部管理服务,为师生员工服务指导思想,履行如下职责:

1.会议和活动管理。统筹安排和管理全校性党务、政务会议或活动,承担会议(活动)协调、发布通知、拟定议程、会议记录、编写会议纪要和简报;

2.文件的起草和审核。负责学校党政文件(规划、规章制度、工作计划、总结、报告、通知等)、校领导重要讲话、信函、电报等的起草工作,做好党委及行政公文的起草、会签、审核、编号、报批及打印等工作;

3.指导和检查督促。检查学校党政决议、决定、重要工作部署及校党政领导重要指示的贯彻执行情况;

4.综合协调。根据学校党政领导的批示,组织协调多个部门开展综合性工作,检查主要事项的落实和执行情况。对各处室系部负有协调和业务指导的责任;

5.信访工作。负责网络问政的接收及转达、校领导事务安排、群众来访、来信、来电的接收、转达、督促处理及反馈;

6.调查研究。根据校领导安排,开展专项议题的调查研究,了解部门工作情况、群众意见和建议,提出初步解决方案供领导决策;

7.信息和统计工作。健全学校信息网络体系,做好信息的收集、整理、传送等工作,做好校园网页相关信息的更换及管理工作,督促综合统计报表报送;

8.负责指导和协调学校电子政务工作;

9.资料收集工作。根据领导指示收集有关资料以备查询;编写纪要、简报、摘要、大事记、年鉴等;

10.印信管理。负责学校党、政印章的管理和使用、各部门印章刻制;学校介绍信的出具及管理;

11.文电处理。负责学校文件、信函、刊物、电报的收发、登记,及时做好上级文件的传阅、催办和查办工作;

12.对外宣传、对外接待;

13.办公室用房管理。负责学校综合楼管理、值班和行政办公用房管理,安排会议室;

14.负责学校党政办公用品及设备的费用审核工作;

15.档案管理及保密工作。负责全校性档案的归档、管理及查阅工作,做好档案管理及服务工作。根据保密工作要求,做好学校相关保密工作;

16.配合其他部门做好相关工作,完成学校和上级组织交办的其它工作。

三、办公室主任职责

办公室主任岗位职责:

1.主持办公室的全面工作,负责抓好队伍建设和有关规章制度的制定和完善;

2.检查和考核办公室人员岗位职责执行情况;

3.组织起草学校综合性工作报告、工作计划、总结、决定、重要改革方案、校领导重要讲话等;

4.负责检查学校各种会议和重大活动的准备及组织工作;

5.了解和掌握各部门贯彻党委、行政决议的情况,及时向校党政领导汇报发现问题,提出建议;

6.围绕学校的中心工作和校领导指示,作好上情下达、下情上达的工作;

7.协调党群、行政各部门之间工作关系;

8.审核全校性信息及以校长室、党委及办公室名义发出的公文、上报的有关材料;

9.对上级文件进行初阅,对校领导的批示进行催办和督办;

10.负责完成校领导交办的各项涉外工作;

11.完成校领导交办的其他各项工作。

办公室副主任岗位职责:

1.对办公室主任负责,协助主任做好办公室的各项业务和办公室的内部管理工作;

2.在主任离岗期间,根据分工职责,主动协调,做好办公室管理工作;

3.负责学校党政文件起草、核稿工作。参与起草学校综合性工作报告、工作计划、总结、决定、重要改革方案、规章制度及校领导重要讲话;

4.协助主任做好对外联络、对外接待、受理群众来信、来访等工作;

5.负责学校各种会议和重大活动组织、检查工作;

6.负责学校文印室、档案室、收发室、网页等管理工作;

7.做好学校《信息简报》编发工作,做好重大会议及活动的摄影、摄像及对外宣传报道工作;

8.协助主任协调党群、行政各部门之间的工作关系,协助催办、督办校行政决议执行;

9.指导并检查党务秘书、行政秘书、文档管理、内勤接待等岗位业务工作;

10.完成校领导及主任交办的其它工作。

四.办公室内设岗位及职责

(一)党务秘书

1.协助做好校内外宣传工作。

2.协助做好工作计划、总结、决定、重要改革方案、校领导重要讲话等文字工作。

3.协助党委处理日常事务(日常工作的联络、协调、安排,信函和文稿的起草,有关会议、活动准备等)。协助做好校党委和办公室发文的草拟与核稿工作;

4.协助领导做好党委有关会议和活动的组织协调工作,包括议题征集、会议通知、会议记录、纪要起草和督查督办等;

5.参与校党委所发文件、领导讲话等起草工作;

6.做好校内各部门、各支部送党委请示、报告等文件的承接、送阅工作;

7.协助做好校党委信息报送工作;

8.完成校领导和办公室交办的其它任务。

(二)行政秘书

1.具体负责校长办公会、党政联席会及其它重大会议、活动的通知、会议记录及会议纪要的整理、存档工作;

2.协助安排好校长办公会、党政联席会,协助督办检查会议决议落实情况;

3.具体负责学校作息时间和值班工作安排;

4.具体负责办公室考勤工作;

5.具体负责学校印鉴的管理、使用工作;

6.负责全校信息员队伍建设与管理,协助副主任做好学校信息收集、整理,协助做好向市委教育工委和市教育局的信息报送工作;

7.负责《www.668da.com信息简报》、《www.668da.com大事记》和有关年鉴相关的编辑、印发工作;

8.负责公示栏及学校信箱的有关管理工作;

9.完成校领导和办公室交办的其它工作。

(三)机要秘书

1.负责上级及相关管理部门来文的接收、传阅及归档工作;

2.做好上级组织有关电传、电话的接收、记录和办理工作;

3.负责校传真业务的管理登记工作;

4.具体负责学校各类文件的编号、印刷、装订、用印、分发、归档工作;

5.负责学校各类综合性数据的统计及上报工作;

6.完成领导交办的其他工作。

(四)综合秘书

1.具体负责校领导办公室、会议室、接待室、综合楼报告厅的生管理工作;

2.负责校领导、办公室日常工作费用的报销工作;

3.负责全校加班及有关报表的统计工作,负责校长室及办公室值班费等各种费用发放工作;

4.协助做好对外联络和交流工作;

5.负责校领导及办公室办公用品的购置及发放工作;

6.负责办公电话的业务办理及管理工作;

7.完成领导交办的其他工作。

五.办公室附属部门岗位设置及职责

(一)网页管理

1.做好校园网主页制作工作;

2.做好校园网页全校性内容更新及管理工作;

3.做好校领导及办公室电脑安全维护工作;

4.负责网上宿迁、市教育局明锐网等网上文件的接收、送阅等工作;

5.负责网上宿迁网络问政文档查询及送阅工作;

6.完成领导交办的其他工作。

(二)收发室

1.负责报刊征订及收发工作;

2.负责校领导的报刊、信件的分送工作;

3.负责全校邮寄文件的接收及送阅工作;

4.协助做好办公室内勤及值班工作;

5.完成领导交办的其他工作。

(三)档案室

1.负责学校党、群、行政、教学、科研、基建等档案的收集、整理、归档及利用工作;

2.负责相关档案分类、整理、计算机输录和检索工具的编制工作;

3.负责档案信息计算机管理、电子文件的归档和管理工作;

4.负责相关档案的日常借阅、统计、库房管理、安全保密等工作;

5.负责学校组织沿革、荣誉汇编等编研工作;

6.协助人事档案材料的收集、整理、归档及利用工作;

7.负责相关档案的价值鉴定和销毁工作;

8.做好办公室内勤及值班工作;

9.完成领导交办的其它工作。

(四)文印室

1.负责学校党委、行政及办公室公文的打印工作;

2.负责试卷印制工作,为各部门提供必需的文印服务;

3.负责文件印制过程中的保密工作;

4.负责文印结算、打印消耗材料的管理工作;

5.协助做好电子档案管理工作;

6.完成领导交办的其它工作;

(五)驾驶班

1.完成办公室交办的各类出车任务;

2.负责所驾驶车辆的维护、保养及安全使用工作;

3.协助做好对外文件转递及办公室外勤等工作;

4.完成领导交办的其它工作。


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